Przy obecnym postępie technologicznym nawet najmniejsza organizacja potrzebuje narzędzi informatycznych do wsparcia swojego biznesu. Nikt w obecnych czasach nie wyobraża sobie funkcjonowania bez chociażby poczty e-mail. Od zeszłego roku firmy musiały dodatkowo poradzić sobie z organizacją pracy zdalnej. Często wykorzystuje się do tego darmowe rozwiązania, które nie są niezawodne. Można jednak niewielkim kosztem znacznie poprawić komfort swojej pracy. Rozwiązaniem jest platforma Microsoft 365. Jest to zbiór aplikacji Microsoft opartych o rozwiązania w chmurze, dzięki którym możemy w efektywny sposób zarządzać konkretnymi elementami infrastruktury informatycznej.
Poczta: Exchange Online
Wiele firm korzysta z darmowych usług pocztowych dołączonych do serwisu hostingowego. Takie rozwiązania mają wiele ograniczeń. Zdarzają się sytuacje, w których użytkownik nieodwracalnie traci plik z zawartością poczty e-mail bądź występują błędy podczas synchronizacji dużej liczby folderów, co powoduje utratę pojedynczych wiadomości. Należy pamiętać, że darmowe rozwiązania nie są w pełni przystosowane do użytku biznesowego.
Jedną z podstawowych usług w pakiecie Microsoft 365 jest obsługa poczty w oparciu o usługę Exchange Online. Co można uzyskać po jej uruchomieniu?
- Rozmiar – 50 GB pojemności skrzynki e-mail.
- Pełną mobilność – wszystkie elementy poczty w pełni synchronizują się z serwerem i różnymi urządzeniami: komputer, telefon, tablet.
- Dodatkowe funkcjonalności – oprócz samej poczty jest również możliwość korzystania z takich funkcji jak: kalendarz, kontakty, notatki, zadania.
- Pełna możliwość zarządzania serwerem pocztowym – zarządzanie skrzynkami, mechanizmami bezpieczeństwa, przepływem poczty e-mail.
Poczta Exchange od strony użytkowej ma wiele możliwości. Dzięki wbudowanym narzędziom jesteś w stanie w różny sposób zarządzać, grupować, oznaczać czy wyszukiwać wiadomości. Można dostosować organizację poczty e-mail do swoich potrzeb. Poczta Exchange najlepiej współpracuje z klientem Outlook, który jest częścią pakietu biurowego Microsoft Office.
Administracja pocztą Exchange oferuje cały wachlarz ustawień i konfiguracji. Oprócz podstawowych funkcjonalności jak zarządzanie skrzynkami, jest możliwość ustawiania reguł, dzięki którym regulujemy przepływ poczty czy filtrów antyspamowych. Można również generować raporty z wysyłanych lub odbieranych wiadomości i sprawdzać statusy ich dostarczenia.
Pliki: Onedrive
Kolejną aplikacją pakietu Microsoft 365 jest OneDrive. Jest to przestrzeń w chmurze Microsoft, gdzie możemy gromadzić dane. Do dyspozycji mamy aż 1TB pojemności. Warto zaznaczyć, że inne, darmowe narzędzia tego typu oferują nam jedynie kilka gigabajtów. Do wspomagania obsługi plików służy prosta aplikacja. Jest ona dostępna na każdą platformę systemową: Windows, iOS, Android. Można również pracować na plikach, używając samej przeglądarki internetowej. Ważną funkcjonalnością OneDrive jest ustawienie kopii zapasowej swoich plików na komputerze czy telefonie. Dzięki temu nie trzeba martwić się o utratę danych. Kolejną funkcją jaką oferuje aplikacja jest udostępnianie swoich plików użytkownikom wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Podsumujmy więc korzyści płynące z używania OneDrive:
- miejsce do magazynowania danych – 1TB na użytkownika,
- możliwość kopii zapasowych – zarówno komputerów jak i urządzeń mobilnych,
- automatyczną synchronizację danych z komputera do chmury dzięki aplikacji Onedrive,
- możliwość udostępniania plików wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Komunikacja: Teams
Doskonałe narzędzie do komunikacji i współdzielenia zasobów. Jest to zastępca aplikacji Skype, który został rozbudowany o nowe funkcjonalności. Podstawowe zadania, jakie można realizować dzięki Teams to:
- wideokonferencje,
- czat,
- praca zespołowa i współdzielenie zasobów: pliki, notatki, informacje, maile, itd.
- udostępnianie ekranu.
Aplikacja jest dość prosta, a jej możliwości są ogromne. Na rynku nie znajdziemy obecnie produktu o podobnej funkcjonalności. W obecnym czasie Teams dominuje pod względem ułatwień dla pracy zdalnej. Jest standardem w placówkach oświatowych. Na naszej stronie znaleźć można szereg artykułów opisujących możliwości wykorzystania Microsoft Teams dla użytku firmowego:
- Współpraca z klientami zewnętrznymi – Microsoft Teams
- Teams jako narzędzie umożliwiające współpracę pracowników
- Teams tips & tricks
Informacje: Sharepoint Online
Sharepoint jest zbiorem aplikacji webowych, dzięki którym jesteśmy w stanie zbudować dedykowany system obiegu i zarządzania informacjami. Cała struktura opiera się na witrynach internetowych. Do witryn można dołączać różnego rodzaju aplikacje czy biblioteki. Do dyspozycji są wbudowane gotowe narzędzia, które pozwolą na stworzenie prostych stron. Sharepoint daje również możliwość rozwijania platformy o własne, dedykowane rozwiązania. Dzięki temu stworzysz centrum informacyjne bądź intranet. Bardzo popularnym wykorzystaniem platformy Sharepoint jest użycie jej jako repozytorium plików dla przedsiębiorstwa. Wiele firm decyduje się na taki krok, ponieważ umożliwia to jednoczesną pracę na plikach. Rozwiązania jakie da się uzyskać podczas wdrożenia Sharepoint to:
- budowanie firmowych stron internetowych z dedykowaną zawartością,
- uruchomienie scentralizowanych repozytoriów dokumentów,
- jednoczesna praca na plikach,
- zbudowanie dedykowanego systemu wewnątrzfirmowego: informacyjnego lub systemu wymiany danych.
Zarządzanie zadaniami: Planner
Planner jest aplikacją do wspomagania realizacji wyznaczonych zadań. Można więc wykorzystać ją do zarządzania prostymi projektami. W obrębie aplikacji jest możliwość tworzenia przedziałów reprezentujących dany temat. W przedziałach tworzy się obiekty określonych zadań. Każde zadanie zawiera takie elementy jak: użytkownik/wykonujący, daty rozpoczęcia/zakończenia, priorytet, postęp, notatki, załączniki. Poprzez ustalenie użytkownika delegujemy zadanie do danej osoby w organizacji. Osoby przypisane do zadania informowane są mailowo o każdej zmianie statusu czy upływającej dacie zakończenia. W porównaniu z innymi aplikacjami tego typu największą zaletą Plannera jest jego prostota. Przez używanie Plannera można uzyskać:
- lepszą organizację pracy,
- kontrolę nad własnymi oraz powierzonymi innym członkom przedsiębiorstwa zadaniami,
- proste i zautomatyzowane centrum zarządzania projektami.
Wymienione wyżej narzędzia pozwalają na znaczną poprawę komfortu pracy związanej z konkretnymi obszarami infrastruktury firmy. Korzyści, jakie płyną z pracy z Microsoft 365 to również poprawa obiegu informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. To wszystko przekłada się na czas, który potrzebny jest do realizacji określonych czynności. Należy pamiętać, że aplikacje w pakiecie ściśle współpracują ze sobą i komunikacja pomiędzy nimi jest w pełni zautomatyzowana. Jest możliwość przesyłania maili do kanałów Teams czy synchronizacji plików z Sharepoint przez Onedrive. Platforma jest w pełni zgodna z normami UODO. Do dyspozycji jest również szereg narzędzi administracyjnych poprawiających bezpieczeństwo danych w chmurze. Przedstawione powyżej zagadnienia to jedynie wierzchołek góry w całościowych możliwościach usług chmurowych Microsoft.
Chcesz wdrożyć Microsoft 365? Zgłoś się do nas!
Dzięki dużemu doświadczeniu naszych specjalistów IT oferujemy sprawne wdrożenie Office 365 do Twojej firmy. Migracja danych, zaprojektowanie środowiska a także bieżąca administracja (zarządzanie) to tylko nieliczne korzyści ze współpracy z nami.
Support Online to firma informatyczna z ponad 20 letnim doświadczeniem, nasz zespół to grono wykwalifikowanych specjalistów IT, którzy na co dzień obsługują ponad 200 firm na całym świecie.
Jeśli potrzebujesz wsparcia informatycznego to zapraszamy do współpracy – kontakt.
Paweł Zwoliński
Team Leader w Support Online
