Admin Center – czym właściwie jest?
Admin Center to internetowe narzędzie, które umożliwia administratorom zarządzanie kontami użytkowników oraz konfigurowanie ustawień usług Microsoft 365, takich jak Exchange i SharePoint. Dzięki niemu można m.in. resetować hasła, konfigurować reguły antyspamowe oraz przypisywać licencje użytkownikom.
Dlaczego Admin Center? Porównanie z tradycyjnym modelem zarządzania
Dlaczego tak wiele organizacji wybiera właśnie usługi Microsoft? Istnieje ku temu kilka przesłanek.
Bezpieczeństwo
Microsoft to jedna z największych korporacji na świecie, która dominuje rynek technologiczny. Aplikacje z rodziny 365 posiadają wiele wbudowanych funkcji bezpieczeństwa. Automatyczne wykrywanie niebezpiecznych wiadomości e-mail, weryfikacja wieloetapowa, czy zaawansowane algorytmy szyfrowania to funkcje, których implementacja na własną rękę kosztowałaby mnóstwo zasobów i czasu. Dodatkowo, dzięki Admin Center, możemy tym wszystkim zarządzać z poziomu jednego panelu, co znacznie ułatwia zarządzanie bezpieczeństwem w Twojej firmie.
Elastyczność
Rzadko docenianym, lecz niezwykle ważnym aspektem Microsoft jest skalowalność. Organizacje mogą na bieżąco dokupować, a także rezygnować z licencji, usług, czy produktów w zależności od swoich potrzeb. Wraz z tym, jak organizacja się powiększa, trudność zarządzania nią nie rośnie jednak proporcjonalnie, z uwagi na skoncentrowanie wszystkich aspektów zarządzania nią w jednym miejscu. Tradycyjne podejście do zarządzania wymaga przygotowania nowych licencji, programów, oraz osprzętu, zanim nowi pracownicy, bądź usługa zawitają w firmie. Admin Center pozwala na bieżąco zajmować się tymi aspektami, co znacznie ułatwia wdrażanie nowych rozwiązań.
Panel administracyjny oferuje także mnogość możliwości synchronizacji z innymi usługami, takimi jak Azure, czy tradycyjne Active Directory.
Koszt i niezawodność
Utrzymanie chociażby własnej serwerowni bywa kosztowne. Pod uwagę należy wziąć koszty wynajmu lokalu, energii, serwisowania, oraz zatrudnienia administratora, który będzie się daną serwerownią zajmował. Mimo to będzie to dalej jedno pomieszczenie w jednym specyficznym punkcie na ziemi. Awaria prądu, internetu, czy sprzętu może oznaczać wielogodzinny przestój w pracy. Microsoft, wraz ze swoim narzędziem administracyjnym zapewnia stałość operacji, oraz relatywnie niski koszt użytkowania.
Integracja Admin Center z Azure AD oraz tradycyjnym Active Directory.
Jeśli masz już konta użytkowników w Active Directory (AD DS), nie musisz tworzyć ich ponownie w Microsoft 365, co mogłoby prowadzić do błędów lub różnic między środowiskami. Synchronizacja Active Directory umożliwia zintegrowanie tych kont między środowiskiem lokalnym a online. Dzięki temu użytkownicy nie muszą pamiętać nowych informacji dla każdego środowiska, a Ty nie musisz tworzyć ani aktualizować kont dwa razy.
Jak zsynchronizować środowisko Microsoft z lokalnym Active Directory?
Służy do tego narzędzie o nazwie Microsoft Entra Connect, znane wcześniej jako Azure AD Connect. Zadaniem tego narzędzia jest integracja usług Active Directory z usługami Microsoft. Aby dokonać synchronizacji, należy pobrać usługę Entra Connect ze strony Microsoft. Gdy je uruchomimy, program przeprowadzi nas przez wszystkie kroki konfiguracyjne. Jest to łatwy i bezpieczny sposób na przeprowadzenie integracji środowisk stacjonarnych i online.
Komponenty interfejsu Microsoft 365 Admin Center
Users
Jednym z najpopularniejszych zadań dla administratorów Office 365 jest zarządzanie użytkownikami. W podkategorii „Active Users” znajduje się pełna lista aktywnych użytkowników. Wybranie konkretnego użytkownika otwiera dodatkowy panel.
Z tego poziomu administratorzy mogą wykonywać różne operacje, takie jak resetowanie hasła, przypinanie i odpinanie licencji, a także zarządzanie przynależnością użytkownika do grup.
W zakładkach „Contacts” oraz „Guest Users” można tworzyć adresy e-mail dla użytkowników zewnętrznych. To umożliwia łatwe zarządzanie kontaktami spoza organizacji.
Kliknięcie zakładki „Deleted Users” wyświetla listę użytkowników, którzy zostali usunięci. Dzięki temu administratorzy mogą szybko przeglądać i zarządzać kontami, które zostały usunięte z systemu.
Groups
Dzięki opcji „Groups” można konfigurować grupy, listy dystrybucyjne oraz skrzynki współdzielone w Microsoft 365. Kiedy liczba użytkowników w firmie rośnie, dobrym pomysłem jest podzielenie ich na grupy, na przykład według lokalizacji pracy lub działu.
Roles
Microsoft 365 Admin Center umożliwia globalnemu administratorowi nadawanie różnych ról administracyjnych innym użytkownikom. Jest to szczególnie użyteczne w firmach z wieloma pracownikami i działami. Na przykład, można wyznaczyć administratora usługi Exchange oraz administratora licencji, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie zasobami i obowiązkami.
Resources
Opcja „Resources” pozwala Ci zarządzać zasobami. Zasoby te to między innymi strony internetowe, sprzęt komputerowy, czy sale konferencyjne. Zakładka ta umożliwia dokładne zaplanowanie spotkań. Za jej pomocą możesz zarezerwować dla swojej konferencji salę, projektor, oraz inny potrzebny sprzęt. Jest to znaczne ułatwienie w efektywnych zarządzaniu czasem oraz zasobami.
Billing
Sekcja „Billing” umożliwia efektywne zarządzanie subskrypcjami i finansami. Dzięki tej funkcji możesz zobaczyć kluczowe informacje odnośnie swoich licencji, zakupić dodatkowe usługi Microsoft, oraz sprawdzić szczegóły płatności. Jest to bardzo ważny panel, który w prosty sposób umożliwia przejrzeć koszty związane z usługami Microsoft.
Setup
Zakładka „Setup” ułatwia rozpoczęcie pracy z Admin Center. Znajduje się w niej lista zadań podzielonych na kategorie. Z tego poziomu możemy dla przykładu ustawić synchronizację z Active Directory, skonfigurować weryfikację wieloetapową, czy ustawić uprawnienia dla poszczególnych administratorów. Jest to lista, którą warto przejrzeć, aby mieć pewność, że wszystkie kluczowe usługi oraz konfiguracje nie zostały pominięte.
Reports
Sekcja „Reports” umożliwia monitorowanie, jak użytkownicy w Twojej organizacji korzystają z usług Microsoft 365. Możesz generować szczegółowe raporty dotyczące użycia aplikacji w określonym czasie oraz obserwować trendy w ich wykorzystywaniu. Raporty te pomagają zidentyfikować użytkowników, którzy mogą nie wykorzystywać w pełni swoich licencji lub zbliżają się do limitu pamięci, na przykład na OneDrive.
Health
Zakładka „Health” dostarcza informacji o kondycji i stanie technicznym Twoich usług Microsoft. Dzięki niej możesz dowiedzieć się o znanych błędach oraz planowanych pracach serwisowych Microsoft.
Admin Centers
Ostatnia zakładka to „Admin Centers”. Znajdziesz tam centra administracji do poszczególnych usług Microsoft 365. Wśród nich znajdziemy:
- Security – Centrum bezpieczeństwa. Umożliwia między innymi ustawienie filtrów antyspamowych.
- Identity (entra) – umożliwia konfigurowanie Azure AD. Pozwala ustawić weryfikację wieloetapową dla użytkowników.
- Exchange, SharePoint, Teams – otwiera panel administracyjny dla danej usługi Microsoft.
Podsumowanie
Microsoft 365 Admin Center to zaawansowane narzędzie do zarządzania organizacją. Ze względu na liczne opcje i ciągłe aktualizacje, pełne opanowanie tego panelu może zająć sporo czasu. Warto skorzystać z materiałów edukacyjnych dostępnych na oficjalnej stronie Microsoft w sekcji „Learn”. Znajomość centrum administracji jest kluczowa dla zapewnienia płynnej i efektywnej pracy Twojej organizacji. Dobrym rozwiązaniem może być również powierzenie tej roli specjalistom, którzy zapewnią wsparcie w zarządzaniu Twoim biznesem.
Dawid Młynarski - Konsultant IT
