Zalety outsourcingu IT zostały omówione w setkach artykułów dostępnych w Internecie. Ich autorzy dogłębnie przeanalizowali takie zagadnienia jak:
- Czy warto skorzystać z usług informatycznych dostarczanych przez zewnętrzną firmę IT?
- Czy outsourcing IT się opłaca i jak wygląda cennik usług IT?
- Co jest korzystniejsze: outsourcing IT czy własny dział IT?
- Czy obsługa informatyczna firmy realizowana przez zewnętrzny podmiot jest bezpieczna?
Jednocześnie dość trudno znaleźć wartościowe materiały o tym, jak wybrać firmę informatyczną. Niniejszy artykuł jest przeznaczony dla firm i menadżerów zdecydowanych na IT outsourcing, którzy chcą dokonać optymalnego wyboru. Poniższy tekst odpowie na takie pytania jak:
- Czym kierować się podczas wyboru firmy outsourcingowej?
- Co dokładnie sprawdzić przed podpisaniem umowy na wsparcie informatyczne?
- Jakie zagadnienia muszą zostać poruszone w umowie outsourcingu IT?
1. Zweryfikuj wielkość i źródła przychodów firmy informatycznej
Pierwsza rekomendacja jest dość nietypowa lecz bardzo cenna. Niestety duża część firm informatycznych to jednoosobowe działalności gospodarcze lub spółki zatrudniające 2-3 osoby. Opieka IT na wysokim poziomie wymaga jednak zatrudnienia wielu doświadczonych i wyspecjalizowanych inżynierów takich jak:
- administrator sieci komputerowej
- administrator serwerów Windows i Linux
- specjalista helpdesk
Podczas rozmów z potencjalnymi klientami często słyszymy negatywne opinie o firmach informatycznych i to nas wcale nie dziwi. Kilkuosobowe firmy IT skupiają się głównie na obsłudze codziennych problemów użytkowników. Mała skala działalności takich organizacji może powodować pewne trudności w zapewnieniu wsparcia w obszarach o strategicznym znaczeniu takich jak :
- zapewnienie bezpieczeństwa danych i regularne aktualizowanie systemów operacyjnych,
- opieka nad kopią zapasową,
- monitorowanie infrastruktury informatycznej i zagwarantowanie ciągłości jej działania,
- realizacja projektów informatycznych, które usprawniają funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Bardzo poważnie zastanów się nad współpracą z firmą, która większość swoich przychodów czerpie z działalności handlowej, a nie usługowej. Po wyszukaniu potencjalnych partnerów (podczas szukania wykorzystaj takie hasła jak: outsourcing IT warszawa, opieka IT, obsługa informatyczna), zerknij na rachunek zysków i strat. Jeżeli dana organizacja skupia się głównie na działalności handlowej to jej usługi informatyczne nie zawsze będą wysokiej jakości, a często będą tylko wabikiem na potencjalnych klientów.
Najważniejsze informacje o wielkości każdej spółki i strukturze jej przychodów możesz sprawdzić na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości w dziale Przeglądarka Dokumentów Finansowych. Można tam znaleźć bilans spółki oraz rachunek zysków i strat – są to informacje dostępne publicznie.
Prawdziwą kopalnią wiedzy jest też coroczne sprawozdanie z działalności, jakie musi złożyć w KRS każda spółka z o.o. Zobacz czym chwali tam się firma informatyczna zanim jeszcze podpiszesz umowę na outsourcing IT.
Każdego roku podpisujemy umowy z nowymi klientami, który wcześniej korzystali z opieki IT realizowanej przez małe, kilkuosobowe podmioty. W większości przypadków okazuje się, że takie firmy informatyczne nie działają zgodnie z standardami czy dobrymi praktykami w branży. Przykładem może być polityka backupu, której najczęściej po prostu nie ma.
Gdy zweryfikujesz wielkość i źródła przychodów potencjalnych firm informatycznych to odsiejesz 50-70% ofert i zaoszczędzisz dużo czasu.
2. Zapytaj o standardy obsługi informatycznej
Czy firma informatyczna posiada wdrożoną normę ISO 27001 i czy dysponuje specjalnym ubezpieczeniem OC dla działalności informatycznej? Są to dwa pierwsze pytania, które musisz zadać podczas rozmów handlowych.
Posiadanie normy ISO 27001 jest gwarancją, iż Twoje poufne dane przekazane firmie outsourcingowej będą właściwie chronione. Z kolei ubezpieczenie OC jest dowodem, iż dany podmiot na poważnie traktuje swoją działalność.
Pamiętaj też, że nie musisz od razu podpisywać umowy na stałe wsparcie informatyczne czy też outsourcing informatyczny. Zaproponuj, by firma outsourcigowa wykonała audyt IT. Na jego podstawie potencjalny partner biznesowy przedstawi swoje rekomendacje zmian i ulepszeń infrastruktury informatycznej, a może nawet pokusi się o propozycję wdrożenia nowych narzędzi lub aplikacji. Wówczas dowiesz się czy firma informatyczna zaproponuje właściwe wsparcie IT dla Twojego biznesu.
3. Sprawdź opinie o firmie outsourcingowej w nietypowy sposób
Poproś o możliwość krótkiej rozmowy telefonicznej z obecnymi klientami, dla których firma informatyczna prowadzi wsparcie IT. Może będziesz mógł skontaktować się z klientem o podobnej specyfice działalności do Twojej? To jeszcze bardziej ułatwi decyzję.
Najlepiej porozmawiać z właścicielem, prezesem lub szefem działu IT. Pamiętaj, że zadowoleni klienci bardzo chętnie udzielają takich referencji i każda dobra firma informatyczna nie będzie miała z tym problemu.
Zapytaj czy firma, która ma zapewnić wsparcie IT prowadzi usługi informatyczne dla klientów podległych pod Komisję Nadzoru Finansowego (KNF). Jeżeli tak, to taka firma musiała spełniać restrykcyjne wymagania i procedury obowiązujące w branży.
4. Zrób rozeznanie w temacie: firma informatyczna i bezpieczeństwo danych
Każda firma informatyczna, w której gestii jest administracja serwerami czy też administracja siecią posiada dostępy do Twoich wrażliwych danych. Zadaj pytanie o backup danych (najlepiej od razu poproś o konkretną rekomendację dotyczącą polityki kopii zapasowej), zapytaj o plan ciągłości działania (disaster recovery plan, DRP), poproś o wskazówki w sprawie urządzeń brzegowych – routerów, firewalli. Firma outsourcingowa powinna przedstawić Ci gotowe scenariusze ochrony Twoich danych.
5. Zrewiduj umowę outsourcingu informatycznego
Zapytaj co dokładnie gwarantuje potencjalny partner i czy jego zapewnienia mają odniesienie w umowieoutsourcingu informatycznego:
- Czy umowa jasno wskazuje standardy dostępności usługi informatycznej (SLA)?
- Czy zagwarantowana na piśmie została realizacja rutynowych obowiązków administratora serwerów jak sprawdzanie poprawności wykonania kopii zapasowej (backupu) czy okresowe wgrywanie łatek bezpieczeństwa?
- Czy kluczowe elementy infrastruktury informatycznej są objęte monitoringiem 24/7?
- W jaki sposób firma informatyczna bada jakość swoich usług?
- Czy umowa na wsparcie IT gwarantuje przygotowanie polityki kopii zapasowej w ramach świadczonej obsługi informatycznej?
- Czy usługi informatyczne wymienione w umowie zawierają również wsparcie IT w krytycznych przypadkach tj. w trybie 24/7?
Każdy usługodawca będzie na pewno posiadał swój wzór umowy outsourcingowej, który należy zweryfikować z powyższymi punktami.
6. Zapytaj o projekty informatyczne i wdrożenia IT
Firma outsourcingowa oprócz klasycznego zestawu usług jak: help desk, administracja serwerami, zarządzanie siecią komputerową, audyt IT czy monitoring sieci i serwerów, powinna zapewnić szeroko pojęte doradztwo informatyczne. Prędzej czy później Twoja firma będzie musiała:
- wymienić serwer firmowy na nowy lub skorzystać z oferty na serwery dedykowane,
- dokonać upgrad-u systemów operacyjnych na serwerach,
- migrować aplikacje i bazy danych,
- skorzystać z usług chmury dla firm (np. chmura Microsoft, rozwiązania chmurowe Google),
- rozpoznać temat cyfryzacji przedsiębiorstwa,
- wdrożyć Disaster Recovery Plan (DRP),
- rozważyć backup w chmurze (kopia zapasowa w chmurze),
- przemyśleć temat rozwiązań wysokiej dostępności (rozwiązania HA, od angielskiego High Availability),
Przed podpisaniem umowy warto jest więc zapytać czy firma oferująca outsourcing informatyczny posiada doświadczenie w zakresie wykraczającym poza klasyczną opiekę IT. Idealna sytuacja jest wtedy, gdy kompleksowa obsługa informatyczna obejmuje również konsulting IT.
7. Outsourcing informatyczny – coś więcej?
Na koniec zastanów się w czym jeszcze firma informatyczna może wesprzeć Twoją działalność? Większe firmy informatyczne działają w grupach. Pierwsza ze spółek dostarcza usługi informatyczne, inne spółki mogą oferować:
- usługi w chmurze np. chmura prywatna,
- serwery dedykowane,
- backup w chmurze,
- replikacja w chmurze,
- inne rozwiązania chmurowe np. Microsoft Azure.
Support Online – usługi informatyczne Warszawa
Działamy od 2002 roku. Od początku działalności obsługa informatyczna w Warszawie i woj. mazowieckim jest naszą najpopularniejszą usługą. Obecnie świadczymy usługi IT dla: Kraków i Gdynia. Zatrudniamy ponad 100 inżynierów.
Outsourcing informatyczny obejmuje coraz częściej usługi, które można realizować całkowicie drogą zdalną na terenie kraju jak np.
- Administracja serwerami
- Zarządzanie siecią komputerową
- Helpdesk 24/7
- Audyt informatyczny
- Wdrożenia i administracja Office 365 / Microsoft 365
Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej o Support Online i outsourcingu IT – zapraszamy do kontaktu drogą mailową lub telefoniczną.
Zespół Support Online
