SharePoint i OneDrive to dwie usługi przechowywania plików w chmurze oferowane przez Microsoft, które umożliwiają użytkownikom przechowywanie, udostępnianie i synchronizację plików z dowolnego miejsca. Chociaż obie usługi oferują podobne funkcje, istnieją między nimi różnice, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniej usługi dla swoich potrzeb. Jakie? W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej obu usługom. Zachęcamy do lektury!
SharePoint – wszystko, co musisz wiedzieć
SharePoint to kompleksowa platforma do zarządzania treścią, współpracy i komunikacji w organizacji. Zapewnia ona rozbudowane możliwości organizacji pracy zespołów, tworzenia witryn intranetowych oraz udostępniania zasobów. Firmy wykorzystują SharePoint do budowy spersonalizowanych portali korporacyjnych, zarządzania projektami, a także automatyzacji procesów biznesowych.
Poniżej omawiamy podstawowe funkcje platformy.
Biblioteki dokumentów
SharePoint umożliwia tworzenie bibliotek dokumentów, które służą jako centralne repozytorium dla plików zespołu lub całej organizacji. Dokumenty mogą być kategoryzowane, oznaczane metadanymi oraz organizowane w struktury folderów. Dzięki temu pracownicy mają łatwy dostęp do informacji, a zarządzanie uprawnieniami pozwala na kontrolę dostępu do plików.
Listy SharePoint
Listy to potężne narzędzie do organizowania i śledzenia danych. Mogą one pełnić funkcję baz danych dla kontaktów, zadań, problemów czy nawet niestandardowych procesów biznesowych. Dzięki możliwości dodawania kolumn, reguł walidacji i automatyzacji, listy SharePoint stanowią elastyczny mechanizm zarządzania informacjami.
Witryny SharePoint
SharePoint pozwala na tworzenie witryn zespołowych i komunikacyjnych, które służą do udostępniania informacji i zasobów. Witryny zespołowe skupiają się na współpracy w małych grupach projektowych, natomiast witryny komunikacyjne dostarczają informacji na większą skalę, np. dla całej organizacji. Dzięki bogatej bibliotece szablonów i możliwościom personalizacji, witryny mogą być dostosowane do potrzeb każdego zespołu.
Współpraca zespołowa
SharePoint ułatwia pracę zespołową dzięki narzędziom, takim jak współdzielone kalendarze, tablice ogłoszeń oraz fora dyskusyjne. Integracja z Microsoft Teams pozwala na prowadzenie dyskusji na żywo, dzielenie się dokumentami oraz planowanie spotkań bezpośrednio z poziomu platformy.
Zarządzanie procesami biznesowymi
SharePoint umożliwia automatyzację procesów biznesowych poprzez integrację z Microsoft Power Automate. Można tworzyć niestandardowe przepływy pracy, które ułatwiają obsługę zadań, takich jak zatwierdzanie dokumentów, powiadomienia o ważnych terminach czy zgłaszanie problemów.
Wyszukiwanie i znajdowanie treści
Platforma oferuje zaawansowany mechanizm wyszukiwania, który umożliwia odnalezienie potrzebnych informacji na podstawie słów kluczowych, metadanych czy lokalizacji plików. Funkcje, takie jak sugestie wyszukiwania, filtrowanie i personalizacja wyników sprawiają, że pracownicy mogą szybko znaleźć potrzebne dane.
OneDrive – co warto wiedzieć?
Do czego służy OneDrive? Jest to narzędzie przeznaczone przede wszystkim do indywidualnego użytku pracowników. Umożliwia on przechowywanie, synchronizację i udostępnianie plików w chmurze, zapewniając dostęp do nich z dowolnego miejsca i urządzenia. Dzięki integracji z pakietem Microsoft Office, użytkownicy mogą pracować nad dokumentami online, zarówno samodzielnie, jak i w ramach współpracy z innymi osobami.
Jakie funkcje spełnia OneDrive? Omawiamy je poniżej.
Przechowywanie i synchronizacja plików
OneDrive umożliwia przechowywanie plików w chmurze, dzięki czemu są one dostępne z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym. Synchronizacja odbywa się automatycznie między komputerem a chmurą, umożliwiając pracę zarówno online, jak i offline. Dzięki aplikacji OneDrive na komputerze, pliki są dostępne lokalnie i aktualizowane w czasie rzeczywistym.
Udostępnianie plików i folderów
OneDrive ułatwia udostępnianie plików i folderów zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. Użytkownicy mogą kontrolować poziom dostępu, ustawiać daty wygaśnięcia linków oraz ograniczać możliwości edycji dla osób trzecich. Udostępnianie odbywa się za pośrednictwem prostego linku lub zaproszenia e-mailowego.
Współpraca w czasie rzeczywistym
Dzięki integracji z aplikacjami pakietu Microsoft Office, OneDrive umożliwia wspólną pracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Użytkownicy mogą jednocześnie edytować pliki w Wordzie, Excelu czy PowerPoincie, widząc zmiany dokonywane przez inne osoby na bieżąco. To znacznie ułatwia współpracę nad projektami, eliminując konieczność przesyłania wielu wersji pliku.
Zarządzanie i organizacja plików
OneDrive oferuje narzędzia do organizowania i zarządzania plikami. Użytkownicy mogą tworzyć foldery, oznaczać pliki jako ulubione oraz korzystać z zaawansowanego wyszukiwania, które obejmuje także zawartość dokumentów. Funkcje, takie jak automatyczna organizacja zdjęć oraz integracja z aplikacją Zdjęcia w Windows ułatwiają zarządzanie dużymi zbiorami danych.
Odzyskiwanie plików i historia wersji
OneDrive umożliwia przywracanie usuniętych plików oraz przeglądanie wcześniejszych wersji dokumentów. Kosz na dysku pozwala odzyskać pliki usunięte przypadkowo, a historia wersji jest dostępna dla wszystkich typów plików, dzięki czemu można cofnąć się do poprzedniej wersji w przypadku niepożądanych zmian.
OneDrive czy SharePoint? Na co się zdecydować?
SharePoint vs. OneDrive – co wybrać? Na to pytanie próbuje odpowiedzieć sobie wiele organizacji. OneDrive jest optymalnym wyborem dla indywidualnych użytkowników lub małych zespołów, którzy potrzebują bezproblemowego sposobu na przechowywanie, dostęp i udostępnianie plików. Jest to szczególnie przydatne w przypadku pracy zdalnej lub mobilnej, gdy użytkownicy muszą mieć dostęp do swoich dokumentów z różnych lokalizacji i urządzeń. OneDrive zapewnia także wygodne rozwiązania dla osób, które regularnie pracują nad dokumentami i potrzebują możliwości ich edycji w czasie rzeczywistym, za pośrednictwem aplikacji Office Online.
SharePoint, z kolei, jest idealny dla średnich i dużych organizacji, które muszą wykorzystywać zaawansowane narzędzia do współpracy i zarządzania treścią na dużą skalę. Platforma ta oferuje rozbudowane możliwości tworzenia witryn, zarządzania procesami biznesowymi i automatyzacji pracy. SharePoint jest również odpowiedni dla zespołów projektowych, które potrzebują współdzielić zasoby, zarządzać projektami i procesami w ramach szeroko zdefiniowanych uprawnień dostępu. Ma też o wiele większe możliwości rozbudowy niż OneDrive.
Podsumowanie
SharePoint i OneDrive to dwie platformy stworzone do przechowywania plików w chmurze od Microsoft, różniące się przeznaczeniem i funkcjonalnością. SharePoint oferuje kompleksową platformę do zarządzania treścią i współpracy w organizacji, idealną dla średnich i dużych firm, dzięki rozbudowanym możliwościom organizacji pracy zespołów i automatyzacji procesów biznesowych. Natomiast OneDrive, skierowany do indywidualnych użytkowników i małych zespołów, stanowi prostsze rozwiązanie do przechowywania i udostępniania plików z dowolnego miejsca. Wybór między SharePoint a OneDrive zależy zatem od skali organizacji i jej potrzeb w zakresie współpracy, zarządzania treścią oraz automatyzacji procesów.
