Pracujesz w domu? Należysz do tych szczęśliwców, którzy mogą wykonywać swoje obowiązki zdalnie? Świetnie się składa! Rynek aplikacji ułatwiających pracę na home office jest jednym z najprężniej rozwijających się.
Microsoft podczas pandemii koronawirusa odnotował 1000% więcej połączeń Teams niż w miesiącach wcześniejszych. Aplikacje również innych firm, takich jak Zoom czy TeamViewer, znacząco powiększyły grono użytkowników.
Nie miałeś do czynienia z tym oprogramowaniem? Nic straconego. Tym artykułem zachęcę Ciebie do zapoznania się z produktem Microsoft: Teams.
Home office-wyzwanie dla pracy zespołowej
Cała firma pracuje teraz zdalnie. Jako lider zespołu potrzebujesz narzędzi do komunikacji z pracownikami i organizacji pracy. Z pomocą przychodzi Microsoft Teams. Jest to aplikacja z pakietu Office365 oferująca pracę zespołową, czat, komunikację wideo, wymianę plików, planowanie zadań i wiele więcej.
Zespoły Teams umożliwiają podział firmy na grupy robocze. Możesz je pogrupować np. na: księgowość, finanse, marketing, klient A, itd.
Zespoły pozwolą Tobie i Twoim pracownikom na zebraniu w jednym miejscu konwersacji i plików. Co ważne, w razie potrzeby możesz dołączyć nową osobę do zespołu, która automatycznie zyska dostęp do ich zawartości.
Kanały
Kanał, to wydzielona część zespołu Teams. Możesz pogrupować pliki i konwersacje jak w folderach na dysku komputera. W ten sposób łatwiej znajdziesz zawartość. Na przykład możesz stworzyć osobny kanał z informacjami ogólnymi lub szczegółowymi: projektami, zdjęciami.
Połączenia głosowe i wideo
Teams jest następcą usługi Skype dla firm. Połączenia możesz realizować ad-hoc, co w Teams nazywa się „Meet now”, lub zaplanować je w kalendarzu Teams lub Oulook. Oba synchronizują się ze sobą.
Dzięki Teams zorganizujesz spotkania niezależenie od miejsca pobytu. Sala konferencyjna nie będzie potrzebna. Teraz jedynymi ograniczeniami możliwości spotkania z Twoimi pracownikami są czas i łącze internetowe.
Teams możesz wykorzystać także jako medium prezentacji prowadzonej do szerokiej publiczności, dzięki Live events. W ten sposób przeprowadzisz prezentację nawet dla 10 000 osób.
Chat
Czat jest naturalną formą konwersacji, zbliżoną do rozmowy. Dzięki komunikatorowi Teams poza przesyłaniem wiadomości tekstowych dołączysz też pliki i obrazy. Ponadto czat grupowy pozwoli Ci na przechowanie całej historii konwersacji.
Wymiana plików
Każdy zespół Teams posiada stronę Sharepoint. Serwery tej usługi od wielu lat wykorzystywane są przez korporacje do współdzielenia plików. Teraz, dzięki przejrzystemu interfejsowi graficznemu, udostępnienie pliku jest proste. Wystarczy skierować załącznik do danego kanału lub konkretnej osoby.
Tworzone dokumenty możesz edytować online jednocześnie wraz z wieloma innymi osobami. Każda zmiana jest zapisywana jako oddzielna wersja. Wersjonowanie pomaga w zachowaniu kopii zapasowej oraz przeglądu dokonywanych zmian w pliku. Pliki możesz także przekazywać klientom, pod warunkiem, że Twoja organizacja umożliwia udostępnianie zewnętrzne.
Organizacja pracy
Teams pozwoli na kontakt z pracownikami podczas home office. Zapewni również planowanie czasu i zadań. Znajdziesz tutaj narzędzia takie jak kalendarz z asystentem planowania i przydzielanie zadań.
Kalendarz
Kalendarz jest Twoją własnością. Jest niezależny od zespołów Teams i synchronizuje się z Outlookiem. Możesz utworzyć spotkanie w obrębie kanału Teams. Jego członkowie dostaną automatycznie powiadomienie.
Zadania
Zapanuj nad codziennymi obowiązkami i pracą Twojego zespołu. Wykorzystaj Teams do przydzielenia zadań. W aplikację wbudowany jest Planner (dostępny też oddzielnie w pakiecie Office365). Dzięki niemu wyznaczysz czynności, termin wykonania i osobę, która będzie za to odpowiedzialna.
Notatki
Teams ma bardzo dobrego pomocnika. Jest to program OneNote, który służy głównie do prowadzenia notatek. Za jego pomocą sporządzisz listy „To Do”. W OneNote możesz także przechowywać inne pliki, np. arkusze Excel i pliki PDF. Wbudowane jest także wyszukiwanie tekstu w obrazach (OCR).
Baza wiedzy
Wiki jest jednym z modułów, które możesz dołączyć do kanału Teams. Podobnie jak w Wikipedii udostępnisz pracownikom lub klientom bazę wiedzy.
Teams należy do rodziny Office365. Jest zintegrowany z innymi aplikacjami, takimi jak Sharepoint, Outlook, OneNote, Word i Excel Online. Aplikacje Office 365 możesz mieć zawsze pod ręką, ponieważ działają także na urządzeniach mobilnych.
Podczas pracy z domu, Teams umożliwi utrzymanie kontaktu z pracownikami i klientami. Pomoże utrzymać kontrolę nad przepływem informacji. Korespondencja i pliki pozostaną w jednym miejscu. Przydzielone zadania pozwolą na zachowanie kontroli nad procesami w firmie.
Zachęcamy do zapoznania się z zakładką OFERTA, znajdziesz w niej informacje o pakiecie OFFICE 365. Teams jest jedną z wielu aplikacji, oferowanych przez Microsoft i stanowi podstawowe narzędzie do komunikacji w wielu firmach. Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem usługi Office 365 Business w Twojej firmie to zgłoś się do nas. Nasi specjaliści przeprowadzą cały proces sprawnie i szybko.
Usługi informatyczne i outsourcing IT świadczony przez Support Online to gwarancja bezpieczeństwa i wysokiej jakości. Wsparcie techniczne oferowane przez naszych inżynierów oceniane jest przez klientów na najwyższym poziomie.
Skontaktuj się z nami telefonicznie lub mailowo – KONTAKT.
Maciej Ochal
Administrator i Trener Microsoft w Support Online
